Den dadurch erzielten Produktivitätsgewinnen stehen neue und erhöhte Anforderungen an die eingesetzten IT-Systeme gegenüber.  Gerade im Rechnungswesen existieren besondere Ansprüche: eine Fülle an verschiedenen Gesetzen und Richtlinien regelt genau, wann von einer ordnungsgemäßen Buchführung ausgegangen werden kann.  

Allgemein ist festzustellen, dass bei Standard-Softwareprogrammen die von UGB und BAO für protokollierte Unternehmer und Körperschaften  geforderten Kriterien (Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit, Inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe) meist alle erfüllt sind. Spezielle Branchensoftwareprogramme sind aber im Hinblick auf Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsverpflichtungen oftmals unzulänglich. Deshalb wurden die Anforderungen an die betrieblich genutzte IT zur Erfassung der Geschäftsvorgänge seitens der Finanz verschärft. Nun gibt es Bestrebungen nicht nur die Daten, sondern auch die IT-Systeme selbst stärker durch Betriebsprüfer zu analysieren.  Bei unzureichenden Systemen droht die Gefahr von Sicherheitszuschlägen oder Schätzung des steuerlichen Ergebnisses.

Die Kammer der Wirtschaftstreuhänder hat aus diesem Anlass im Frühjahr 2011 ein Fachgutachten zur Ordnungsmäßigkeit der IT-Buchführung erstellt. Es zahlt sich aus, das eigene Buchhaltungssystem anhand dieses Gutachtens zu überprüfen. Zusätzlich zum IT System selbst muss auch die Dokumentation der Belege so geführt sein, dass eine Nachvollziehbarkeit jederzeit gegeben ist. Dazu gehört unter anderem, dass am Beleg die zu buchenden Konten vermerkt und die laufende Nummerierung und das Buchungsdatum festgehalten werden.

Besonders in „Bargeldhochrisikobranchen“ mit hohem Bargeldumsatz (wie z.B. im Handel) wurden vom Finanzamt vermehrt Mängel hinsichtlich nachträglicher Datenverkürzungsmöglichkeiten an den elektronischen Registrierkassen und  IT-Abrechnungssystemen festgestellt. Seit der Einführung des Betrugsbekämpfungsgesetzes 2006 und der Barbewegungsverordnung sind die bis dahin noch vorhanden gewesenen Freiräume im Bereich der Kassensysteme geschlossen worden.  Mit der Kassenrichtlinie 2012, welche mit 28.12.2011 beschlossen wurde,  wurden nun vom Bundesministerium für Finanzen alle Anforderungen an Kassen- und Registriersysteme genau festgehalten. Anhand dieser neu erschienenen Richtlinie über Registrierkassen wird bei zukünftigen Betriebsprüfungen die Ordnungsmäßigkeit der Systeme beurteilt werden.